Le contrat de bail : que doit-il contenir et qui doit le signer ?

Le contrat de bail

À partir du moment où une personne (le propriétaire, dit aussi le « bailleur ») permet l’occupation d’un immeuble ou d’une partie d’immeuble à une autre personne (le locataire, dit aussi le « preneur »), en échange de quoi il reçoit une somme d’argent tous les mois, la loi considère qu’un contrat de bail (ou contrat de location) lie ces deux personnes.

Il est obligatoire de conclure le contrat de bail par écrit, et ce, depuis le 15 juin 2007. Si, avant cette date, il n’a pas été établi par écrit, on parlera de contrat de bail oral. Attention : les différentes clauses prévues dans un contrat de bail, même contresignées par le locataire, ne seront valables que si elles ne sont pas contraires à ce qui a été prévu dans la loi sur les baux à loyers.

Tu pourras retrouver un modèle de contrat via le lien suivant.

Qui peut conclure un contrat de bail ?

Toute personne majeure et tout mineur émancipé peut conclure un contrat de bail.

Le contrat de bail écrit est obligatoire

Une modification de la législation datant du 15 juin 2007 stipule que désormais tous les baux devront être obligatoirement conclus par écrit, et plus de manière orale.
Dans le cas de baux conclus de manière orale avant le 15 juin 2007, ils restent évidemment valables, mais chacune des parties a le droit d’exiger la mise par écrit du contrat.

Les annexes

Chaque contrat de bail doit obligatoirement être accompagnée d’une annexe disponible ici. Elle a pour objectif d’informer chaque partie sur le code en matière de baux.

L’enregistrement

Enregistrer son bail: qu’est-ce que c’est et comment cela se passe-t-il concrètement ?

L’enregistrement d’un bail écrit et de ses annexes (ou encore états des lieux et avenants) consiste à transmettre physiquement un exemplaire du contrat de bail à l’Administration de l’Enregistrement (qui dépend du Service public fédéral Finances). L’Administration va inscrire dans un registre les principales données contenues dans le bail.

Pour pouvoir être enregistré, un bail doit comporter obligatoirement, outre la signature des deux parties: le nom et l’adresse du bailleur (propriétaire), le nom du preneur (le locataire), la date où la location prend cours, le montant du loyer et une description du bien loué.

Il existe différents bureaux de l’Enregistrement compétents, dépendant de l’adresse du bien loué. Les coordonnées de ceux-ci peuvent être trouvées via le lien suivant.

Cela peut se faire de plusieurs manières:

  • envoyer un e-mail (tu dois alors scanner le bail signé par les deux parties et l’envoyer sous fichier PDF en pièce jointe de l’e-mail);
  • envoyer un fax du bail signé par les deux parties;
  • envoyer par la poste un exemplaire du bail signé par les deux parties;
  • se rendre directement sur place, en possession d’un exemplaire du bail signé par les deux parties.

Une fois le bail enregistré, le bureau de l’Enregistrement compétent en remet une copie au bailleur (sur place ou par courrier à son adresse spécifiée dans le bail si la procédure a été faite par courrier, e-mail ou fax).

L’enregistrement est gratuit et obligatoire, sous réserve de sanctions

L’enregistrement du bail portant sur un immeuble ou une partie d’immeuble affecté exclusivement au logement est absolument obligatoire et, depuis début 2007, doit être effectué par le bailleur (le propriétaire). Cette obligation d’enregistrement porte également si le logement mis en location n’est pas affecté à la résidence principale du preneur (comme, par exemple, dans le cas d’un kot étudiant).

L’enregistrement doit absolument se faire dans les 2 mois qui suivent la signature du bail.

Pour les baux qui datent d’avant le 31 décembre 2006 et qui n’ont pas été enregistrés malgré l’obligation qui existait déjà auparavant, un délai de mise en ordre a été accordé jusqu’au 30 juin 2007. Tout ancien bail enregistré après ce délai fera l’objet d’une amende de 25 €.

L’enregistrement du bail est gratuit depuis le 1er janvier 2007.

En cas de non-enregistrement du bail  (qu’il soit de 9 ans, de courte durée ou pour étudiants,…), outre une amende pour le propriétaire, le preneur (le locataire) peut mettre fin au bail sans préavis ni indemnités. Préalablement, il faudra tout de même que ce dernier ait mis en demeure son propriétaire de procéder à l’enregistrement.

L’enregistrement: une protection pour le locataire comme le propriétaire

Une fois enregistré, le bail a une date certaine, et il est opposable à tous. La date certaine signifie que personne ne pourra contester l’existence du contrat de bail, ni son contenu. Le bail est opposable à tous: cela signifie que les autres personnes intéressées devront respecter le contrat de bail. Cela peut jouer notamment pour le nouvel acquéreur d’un immeuble qui ne pourra pas se défaire des locataires existants aux mêmes conditions que si le bail n’avait pas été enregistré.

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28 questions déjà posées

  1. j

    Bonjour,
    Est ce qu’il faut donner une copie des annexes au bureau d’enregistrement?
    Si oui, ça fait beaucoup de papier:
    PEB + Etat des lieux (88 pages) + Réglementation des bails (17 pages)

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour j,

      L’état des lieux doit être enregistré, mais pas la copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 et l’annexe de l’arrêté royal du 4 mai 2007, ni les autres annexes comme, par exemple, le certificat de performance énergétique. Il est également possible de réaliser l’enregistrement par voie électronique. Plus d’informations sur cette option via le lien suivant.

      Bien à toi,

      Répondre
  2. Bjorn

    Bonjour
    J ai un bail d une agence aïs de woluwe où ils ont inverser les montants à payer.
    Mais cet bail est signé par l agence et par moi même
    Est-ce valable
    Bav

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Bjorn,

      Le bail est valable, mais s’ils ont fait une erreur dans les montants, il faut le signaler sans attendre pour que cela soit changé.

      Bien à toi,

      Répondre
  3. Ohop

    Bonjour,
    Enregistrer un bail coûte 0,2% du montant cumulé des loyers & charges imposées au locataire pour toute la durée du bail. Dans le cas d’une convention de bail de bureau, comment ce calcul se fera-t-il si le montant des charges n’est pas indiqué dans la convention mais qu’il est prévu que « Les charges communes seront supportées par le preneur au prorata de ses quotités soit 25% des charges supportées par le bailleur et ce dernier établira une note de frais périodique à l’attention du preneur reprenant le détail de la part des charges communes dont ce dernier lui est redevable ». Dans le cas d’espèce, le montant des charges n’est donc pas connu à l’avance. Quid du calcul des droits dans ce cas ? Merci pour votre réponse.

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Ohop,

      L’enregistrement du bail de résidence principale ou affecté exclusivement à l’habitation est obligatoire, à charge du propriétaire et gratuit. Nous ne traitons pas les autres contrats de bail (commercial,…). Le mieux serait de vérifier avec un bureau d’aide juridique afin de ne pas commettre d’impair. Tu trouveras le plus proche de chez toi via le lien suivant.

      Bien à toi,

      Répondre
  4. petzi

    En juillet 2010 nous avons mis en location une maison avec un bail (enregistré)de 9 années.
    Dans le § « durée » il est stipulé : »Le bail est consenti pour un terme de 9 années prenant cours le 01.07.2010 pour finir le 30.06.2019.
    En tout état de cause, au terme de ce bail il n’y aura pas de tacite reconduction.
    Si le locataire souhaite rester, un nouveau bail sera réalisé. »
    Le § « indexation » prévoyait une indexation ; nous n’avons jamais indexé le loyer.
    Notre question : le 01.07.2019 pouvons-nous reproduire le même bail pour 9 ans -avec un loyer indexé sur les 9 années- ?
    Merci pour votre réponse.

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Petzi,

      La problème est que tu ne peux pas refaire un nouveau bail malgré la clause que tu y as ajoutée. Les règles impératives (auxquelles on ne peut pas déroger) imposent que le bail continue aux mêmes conditions, mais pour une durée supplémentaire de 3 ans. Si tu n’as jamais indexé le loyer, tu peux le faire dès maintenant (avec l’indice 2018 puisque l’indice de juillet 2019 n’est forcément pas encore connu) en réclamant une rétroactivité sur les 3 mois précédant la demande. Tu pourras, à partir de la date anniversaire du bail, réindexer le loyer avec le nouvel indice.

      Bien à toi,

      Répondre
  5. Luna

    Salut je vais acheter un bien qu’il est alloué depuis 12ans il n y par enregistré .il a contrat verbal . c’est combien de temps je dois respecter pour mettre fin de bail pour occupation personnel.merci

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Luna,

      Tu devras envoyer un préavis d’une durée de 6 mois au locataire en y inscrivant bien le motif (occupation personnelle).

      Bien à toi,

      Répondre
  6. Bruno

    Bonjour, je souhaite louer une chambre meublée dans mon habitation principale (j’en suis le propriétaire), qui comporte aussi de quoi cuisiner et une salle de bain privative. Quel est le contrat de bail que je dois faire signer à mon locataire, en sachant qu’il s’agit de courte durée (6 mois). Ai-je besoin d’une autorisation au préalable? Merci d’avance pour vos éclaircissements

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Bruno,

      Il s’agira d’un bail étudiant. Il est désormais réglementé à Bruxelles. Tu trouveras plus d’informations sur la page suivant de notre site. Cependant, louer un espace dans sa propre maison a un aspect fiscal, et le mieux est aussi de contacter le service des finances afin de respecter la réglementation fiscale et éviter tout problème par la suite.

      Bien à toi,

      Répondre
  7. moi

    le bail doit être écrit en 4 exemplaires des photocopies sont-elles valables?

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour moi,

      Le mieux est de faire 3 exemplaires originaux signés. Tu peux faire une photocopie pour le 4e et la donner au locataire le temps que le bureau d’enregistrement te remette les exemplaires. En effet, 3 exemplaires iront tout droit à l’enregistrement dont deux seront restitués : un pour toi et un pour le locataire.

      Bien à toi,

      Répondre
  8. Smail

    L état peut en cas de litige entre propriétaire et locataire rendre une décision avec un bail fait par l état

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Smail,

      En effet, la séparation des pouvoirs permet à la justice de rendre des décisions en toute impartialité.

      Bien à toi,

      Répondre
  9. erhan

    bonjour je voudrais faire in bail de loyer gratuit j habite chez mes parents car je me suis marie a l etranger j ai besoin d un contrat de logement pour ramener ma femme merci

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Erhan,

      Ta question n’est pas très claire. Puisque tu vis chez tes parents, pourquoi est-ce toi qui va faire un bail ? Ceci dit, sache qu’un élément essentiel du bail est le paiement d’un loyer. En effet, s’il n’y avait pas de loyer, il s’agirait d’un contrat de prêt gratuit d’un immeuble (appelé commodat) et pas d’un bail.

      Bien à toi,

      Répondre
  10. Lara852

    Bonjour,

    Si nous sommes deux personnes à signer un contrat de bail, faut-t-il que nous habitions tout les deux dans le bien ou puis-je rester domiciliée ailleurs ?

    La signature d’un contrat de bail donne-t-il l’obligation d’habiter la location ?

    Merci, bien à vous

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Lara852,

      Tu peux signer un contrat sans forcément te domicilier dans le bien. Pensons aux garants par exemple. Ceci dit, s’il s’agit de ta résidence principale, et que tu n’es pas étudiante,, tu es supposée te domicilier dans ce logement.

      Bien à toi,

      Répondre
  11. Vdhr

    Bonjour j’ai signé un bail 3,6,9 en 2012. En 2015 le propriétaire m’a refait signer un bail de 3 ans. Est-ce normal? Mon propriétaire souhaite signer un nouveau bail pour les 3 prochaines années à venir. J’ai dans mes projets d’acheter un bien immobilier. Mais, si je resigne un bail, devrais-je payer 3 mois de loyer en plus des 3 mois de préavis si je quitte le logement pendant l’année ou devrais-je juste respecter les mois de préavis?

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Vdhr,

      Le bail 3-6-9 n’existe plus depuis un bon bout de temps maintenant. Seuls subsistent les contrats de bail de courte durée (3 ans ou moins) ou de 9 ans. Donc, si tu as signé ton contrat de bail en 2012, cela signifie que désormais, en 2019 tu es (ou vas rentrer dans la 7e année d’un contrat de bail de 9 ans). En effet, la loi stipule bien que un contrat de bail de courte durée ne peut être prorogé qu’une seule fois, par écrit et aux mêmes conditions, et que de plus, si la durée dépasse les 3 ans, le contrat de bail se transformera automatiquement en bail de 9 ans réputé ayant commencé à l’installation du locataire. C’est pourquoi, si tu souhaites rompre le contrat de bail, il faudra envoyer un préavis de 3 mois, mais sans avoir à payer d’indemnités puisque tu es dans la 7e année d’un contrat de 9 ans.

      Bien à toi,

      Répondre
  12. JOEMY

    Je suis locataire d’un appartement que je partage avec 3 copains puis-je mettre fin sans préavis ni dédommagement lorsque je constate que mon bail est caduque? A savoir que c’est mon nom qui figure comme responsable sur le bail et c’est un copain qui paie le loyer et toutes les factures. Or il s’avère que ce copain me réclame des sommes pharaoniques qui dépassent l’entendement 1330€/mois pour le tiers du loyer et le tiers des charges. De plus puisque mon nom est sur le bail, c’est moi qui paie la part du 3ème colloc qui se prétend insolvable. Je me fais arnaquer depuis 4 mois par mes soi-disants amis. Je veux quitter cet appartement en invoquant le caractère caduque du bail. Il ne figure nulle part que le propriétaire ait accepté que nous soyons 3. En réalité avec les compagnes on vit à 5. Mon nom seul apparaît pourtant ce n’est pas moi qui paie ni le loyer au proprio ni les factures. C’est celui qui tient toutes les ficelles de ma bourse et qui en plus est domicilié officiellement là. S’il vous plaît aidez moi à sortir de là j’en suis malade. Circonstance aggravante, celui pour qui je paie sa part de loyer a crashé ma voiture et ne me la rembourse pas. Lui il s’est barré de l’appart et je dois payer pour lui.

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Joemy,

      Le bail n’est pas caduque. En effet, s’il est bien réalisé dans les règles, le fait que vous y viviez à 5 sans que ce soit permis vous met vous, les locataires, en défaut par rapport à la loi. Tu peux donc demander au propriétaire de rompre le contrat de bail (en étant le seul signataire, tu as le droit de faire cela seul), mais il faudrait en avertir les colcoataires.
      Par rapport aux factures que réclame ton colocataire, tu es en droit de lui demander le détail pour vérifier les montants. Si la situation ne s’améliore pas et que les parties ne semblent pas vouloir faire en sorte que ça fonctionne, la seule solution sera alors d’entamer une procédure en justice de paix. Avant cela, il faudra donc discuter avec le propriétaire et voir ses réactions.

      Bien à toi,

      Répondre
  13. RENE

    Bonjours
    J »ai envoyer mon renom de location avec un préavis de trois mois.
    Ma question : est ce que je peut partir quand je le veut ou dois je rester
    jusque a la fin du préavis?
    Merci d’avance pour votre réponse.

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Rene,

      Tu peux quitter le logement avant la fin du préavis, mais tu dois malgré tout t’acquitter du paiement du loyer pendant cette période (tu es d’ailleurs en droit de garder la clé jusqu’à la fin du préavis, même si tu n’y vis plus). Il est bien entendu possible de faire un arrangement avec le propriétaire pour payer le loyer au prorata de ta présence dans les lieux, ce qui pourrait lui permettre de relouer plus tôt. Il n’est pas obligé d’accepter, mais s’il le fait, il faut mettre tout par écrit signé par toutes les parties.

      Bien à toi,

      Répondre
  14. Bobette

    Bonjour,

    Je vais être pensionnée l’an prochain avec un revenu de 705,20 euros, employée et indépendante. Je sais que je peux demander un complément, mais je dois également trouver un moyen de me loger. Une de mes connaissances a dû placer sa maman de plus de 80 ans dans une résidence et à donc une chambre libre. N’étant pas toujours chez lui, et l’habitation du dessus étant en travaux, une tentative de vol a été constatée lors d’un de ses passages. Cette personne peut elle me louer la chambre meublée avec jouissance des autres pièces, salle de bain et cuisine, afin que l’immeuble soit occupé, et existe t il un bail spécifique pour ce genre de location.

    Je vous remercie d’avance pour votre réponse.

    Bien à vous

    Répondre
    1. CIDJ

      Bonjour Bobette,

      Le propriétaire du bien peut totalement te louer la chambre meublée. Il faudra faire un contrat de résidence principale classique, en ajoutant bien entendu des clauses pour les meubles. Cependant, il faut savoir que si vous êtes tous deux domiciliés à cette adresse, vous pourriez être considérés comme cohabitants. La cohabitation légale ou de fait n’entraîne aucune modification du montant de la pension. Deux pensionnés cohabitant bénéficieront tous les deux du taux isolé. Le taux ménage n’est octroyé qu’aux personnes mariées. La cohabitation n’ouvre pas le droit à la pension de conjoint divorcé ni la pension de conjoint survivant.

      Attention, cohabiter même sans être marié avec quiconque peut entraîner la révision de la garantie de revenus aux personnes âgées. Il est en effet tenu compte des ressources de l’ensemble des personnes qui partagent le même toit.

      Bien à toi,

      Répondre